Politique de confidentialité pour les conseillers

Oltre Financial Inc. exerce ses activités sous la marque de commerce OPTIML FINTECH SOLUTIONS™ (« Optiml™ ») et fournit une plateforme en ligne d'optimisation fiscale et successorale personnalisée sur toute la vie, y compris un espace de travail destiné aux cabinets de conseil financier et à leur personnel (l'« Espace de travail des conseillers »). OPTIML™ EST UN FOURNISSEUR DE LOGICIELS. NOUS NE FOURNISSONS AUCUN CONSEIL FINANCIER, EN PLACEMENT, FISCAL OU JURIDIQUE.

La présente Politique de confidentialité pour les conseillers explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de l'Espace de travail des conseillers. Elle s'applique aux cabinets de conseil et aux autres organisations qui utilisent l'Espace de travail des conseillers (chacune, une « Organisation »), aux personnes qui y accèdent au moyen du compte d'une Organisation (chacune, un « Utilisateur autorisé ») et aux renseignements que ces Organisations saisissent sur les personnes qu'elles servent (leurs « Clients »). Les termes portant une majuscule initiale qui ne sont pas définis aux présentes ont le sens qui leur est donné dans nos Conditions de service pour les conseillers.

Les comptes individuels des consommateurs, y compris les comptes détenus par les Clients d'une Organisation, demeurent régis par notre Politique de confidentialité et nos Conditions d'utilisation. En cas de conflit concernant l'Espace de travail des conseillers, la présente Politique de confidentialité pour les conseillers a préséance.

Un « renseignement personnel » s'entend de tout renseignement concernant une personne identifiable. Cela exclut les renseignements qui ont été dépersonnalisés de sorte qu'ils ne peuvent plus être associés à une personne en particulier, ainsi que les coordonnées d'affaires utilisées pour joindre une personne dans le cadre de ses fonctions professionnelles. Nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales essentiellement similaires sur la protection des renseignements personnels qui s'appliquent à nous. Nos représentants sont formés sur nos politiques et nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. À moins d'y être contraints par la loi, ou dans le cadre de la vente de la totalité ou d'une partie de notre entreprise, nous ne vendons jamais de renseignements personnels et ne les utilisons jamais à des fins qui ne sont pas décrites dans la présente politique.

Nos deux rôles

L'Espace de travail des conseillers contient deux types de renseignements personnels, et notre responsabilité diffère pour chacun.

• Renseignements sur les Utilisateurs autorisés. Les renseignements de compte, de profil et de facturation des conseillers, des administrateurs et des autres membres du personnel qui utilisent l'espace de travail. Nous sommes l'organisation responsable de ces renseignements, et nous les recueillons directement auprès de la personne ou auprès de l'Organisation qui l'invite.
• Données des clients. Les renseignements personnels et financiers concernant les Clients d'une Organisation (y compris le conjoint ou les membres de la famille d'un Client) que l'Organisation saisit dans l'espace de travail, y téléverse ou y génère. Entre les parties, l'Organisation est propriétaire des Données des clients et en a le contrôle. Nous les recueillons, les utilisons et les communiquons uniquement à titre de fournisseur de services agissant selon les instructions de l'Organisation : pour fournir, maintenir, sécuriser et améliorer le Service, et de toute autre manière exigée par la loi.

Ce que nous recueillons sur les Utilisateurs autorisés

Selon la façon dont un Utilisateur autorisé se joint à l'espace de travail et ce qu'il y fait, nous recueillons une partie ou la totalité des renseignements suivants :

• Renseignements de compte : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, ainsi que le nom de l'Organisation et la taille approximative de l'équipe fournis lors de l'inscription.
• Profil professionnel : rôle au sein de l'Organisation, bureau, titre, désignations professionnelles, photo professionnelle et bloc de signature qui figure dans les rapports et les courriels envoyés aux Clients.
• Renseignements sur l'Organisation saisis par ses administrateurs : dénomination sociale ou nom commercial, adresse, numéro de téléphone, site Web, logo et couleurs de marque.
• Renseignements de facturation : les renseignements de carte de paiement sont recueillis et conservés par notre fournisseur de traitement des paiements, et non par nous. Nous recevons la marque de la carte, ses quatre derniers chiffres, sa date d'expiration, l'adresse de facturation et un registre des factures et des paiements.
• Renseignements d'utilisation et renseignements techniques : pages et fonctionnalités utilisées, actions effectuées sur les dossiers des Clients (conservées sous forme d'historique d'activité visible par l'Organisation), type d'appareil et de navigateur, adresse IP, emplacement approximatif qui en est déduit, ainsi que rapports d'erreurs et de performance.
• Communications : messages que vous nous envoyez pour obtenir du soutien, et vos préférences en matière de courriels.

Lorsqu'un administrateur invite un coéquipier, il nous fournit le nom et l'adresse courriel de cette personne afin que nous puissions envoyer l'invitation. Ce faisant, l'administrateur confirme qu'il est autorisé à nous communiquer ces renseignements à cette fin. L'Espace de travail des conseillers est destiné aux adultes qui agissent dans un cadre professionnel et ne s'adresse à aucune personne de moins de 18 ans.

Comment nous utilisons les renseignements sur les Utilisateurs autorisés

• Pour créer et administrer l'espace de travail de l'Organisation, y compris la composition de l'équipe, les rôles, les bureaux et les contrôles d'accès.
• Pour facturer à l'Organisation son abonnement, y compris le nombre de sièges, et pour prévenir la fraude et les abus.
• Pour identifier l'Utilisateur autorisé dans les plans, les rapports et les courriels que son Organisation envoie aux Clients au moyen du Service.
• Pour offrir du soutien, répondre aux demandes et envoyer des messages de service, comme des invitations, des avis de sécurité, des avis de facturation et des avis de modification de nos conditions ou de nos politiques.
• Pour envoyer des nouvelles sur le produit, des conseils de prise en main et d'autres communications au sujet du Service, que vous pouvez refuser en tout temps (voir la section Communications ci-dessous).
• Pour surveiller, sécuriser et améliorer le Service et pour développer de nouvelles fonctionnalités, en utilisant des renseignements agrégés ou dépersonnalisés dans la mesure du possible.
• Pour respecter nos obligations légales et faire respecter nos ententes.

Données des clients saisies par votre Organisation

Nous utilisons les Données des clients uniquement pour fournir le Service à l'Organisation : pour les stocker, pour générer les projections, les analyses et les rapports que l'Organisation demande, pour répondre aux questions de l'Organisation sur le plan d'un Client au moyen de notre assistante IA, pour transmettre les invitations et les liens vers les plans que l'Organisation envoie à un Client, et pour sécuriser l'espace de travail et en assurer le soutien. Nous n'utilisons pas les Données des clients pour faire de la prospection auprès des Clients, pour établir des profils à leur sujet ni à toute autre fin qui nous serait propre au-delà de l'exploitation et de l'amélioration du Service.

Comme l'Organisation décide des Données des clients qui sont recueillies et des raisons de cette collecte, l'Organisation est responsable :

• de disposer d'un fondement légitime, y compris tout consentement que la situation de ses Clients exige, avant de saisir des Données des clients dans le Service;
• d'informer ses Clients qu'elle utilise Optiml™ pour préparer leurs plans et de la façon dont leurs renseignements seront traités;
• de l'exactitude des Données des clients qu'elle saisit; et
• de répondre aux demandes de ses Clients visant à accéder à leurs renseignements conservés dans l'espace de travail de l'Organisation, à les corriger ou à les supprimer. Nous aiderons l'Organisation à traiter ces demandes moyennant un préavis raisonnable.

Les Données des clients peuvent comprendre des renseignements sur le conjoint, les personnes à charge et les bénéficiaires d'un Client, dont certains peuvent être mineurs, comme un enfant désigné dans un régime d'épargne-études. L'Organisation saisit ces renseignements dans le cadre de sa propre relation avec le Client, et les responsabilités énoncées ci-dessus s'y appliquent de la même façon.

Les courriels que le Service envoie à un Client pour le compte de l'Organisation, comme une invitation ou un plan partagé, sont envoyés par Optiml™ et portent le nom et le logo de l'Organisation ainsi que le nom et l'adresse de réponse du conseiller expéditeur, afin que le Client puisse voir qui a communiqué avec lui et répondre directement à cette personne.

Clients qui détiennent leur propre compte Optiml™

Une Organisation peut inviter un Client à créer son propre compte Optiml™, et un Client qui en détient déjà un peut le lier à son Organisation. Ce compte appartient au Client et est régi par nos Conditions d'utilisation et notre Politique de confidentialité destinées aux consommateurs. Lorsqu'un plan est partagé entre une Organisation et un Client :

• les plans que l'Organisation transmet à un Client deviennent visibles dans le compte du Client, et les plans qu'un Client choisit de partager avec l'Organisation deviennent visibles dans l'espace de travail de l'Organisation;
• le Client peut voir, dans son propre compte, à quelle Organisation et à quel conseiller il est lié; et
• lorsque la relation prend fin, l'accès de l'Organisation aux renseignements partagés du Client prend fin, et le Client conserve son propre compte et les plans qu'il contient.

L'assistante IA dans l'Espace de travail des conseillers

Le Service comprend une assistante IA (EVA) qui permet à un Utilisateur autorisé de poser des questions sur le plan d'un Client pendant qu'il y travaille. Elle utilise la génération augmentée par récupération, propulsée par l'API payante d'IA générative de Google. Les mêmes mesures de protection que pour les comptes des consommateurs s'appliquent ici :

• Les noms de famille sont retirés avant que les données du plan soient traitées par l'IA. Les prénoms sont conservés pour que l'assistante puisse désigner naturellement le Client et son conjoint; lorsqu'un prénom n'est pas disponible, des libellés génériques sont utilisés à la place.
• Comme nous utilisons une API payante, les données des plans ne servent pas à entraîner les modèles de Google.
• L'IA n'a accès aux données du plan d'un Client que pendant qu'un Utilisateur autorisé interagit avec l'assistante au sujet de ce Client.
• Les questions et les réponses sont conservées avec l'espace de travail du Client afin que la conversation puisse se poursuivre plus tard, et elles sont supprimées en même temps que cet espace de travail. Elles ne sont pas utilisées à des fins de profilage, de publicité ou de marketing.

L'assistante est facultative. Une Organisation qui ne souhaite pas que les Données des clients soient traitées de cette façon devrait demander à ses Utilisateurs autorisés de ne pas l'utiliser.

Fournisseurs de services et lieu de conservation des renseignements

Nous faisons appel à des fournisseurs de services tiers pour exploiter le Service, et nous demeurons responsables des renseignements personnels qu'ils traitent pour notre compte. Chacun est tenu par contrat de n'utiliser les renseignements que pour nous fournir des services et de les protéger au moins aussi bien que nous le faisons. Il s'agit notamment de fournisseurs :

• d'hébergement, de stockage et de calcul infonuagiques;
• de services d'identité et de connexion, y compris les courriels d'invitation et de mot de passe;
• de traitement des paiements, de facturation et de calcul des taxes de vente;
• d'envoi de courriels transactionnels et de courriels sur le produit;
• de recherche d'adresses lorsqu'une Organisation saisit sa propre adresse;
• d'IA générative pour l'assistante décrite ci-dessus; et
• de surveillance des erreurs et d'analyse de l'utilisation.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels à nos propres conseillers professionnels, comme des avocats, des comptables, des auditeurs et des assureurs, lorsque cela est nécessaire à l'exploitation de notre entreprise, et ceux-ci sont tenus d'en préserver la confidentialité.

Les Données des clients et les données des plans sont stockées sur des serveurs situés au Canada. Certains de nos fournisseurs de services, notamment nos fournisseurs d'identité, de paiement et de courriel, traitent des renseignements aux États-Unis, où ceux-ci peuvent être accessibles aux autorités de ce pays en vertu de ses lois. Avant de permettre que des renseignements personnels soient traités à l'extérieur du Canada, nous évaluons les risques que cela comporte pour la vie privée et exigeons par contrat que le fournisseur les protège selon une norme comparable à celle de la présente politique. Nous ne transférons autrement aucun renseignement personnel à l'extérieur du Canada.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige, pour protéger les droits, les biens ou la sécurité d'Optiml™, de nos utilisateurs ou du public, ou dans le cadre d'une vente, d'une fusion ou d'un financement de notre entreprise, auquel cas le successeur sera lié par la présente politique.

Sécurité et avis d'atteinte

Nous maintenons des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements que nous détenons, notamment le chiffrement en transit et au repos, l'accès fondé sur les rôles dans l'espace de travail, l'historique d'audit des dossiers des Clients et les pratiques décrites dans notre Politique de sécurité. L'accès par notre propre personnel est limité aux personnes qui en ont besoin pour soutenir, sécuriser ou améliorer le Service, et celles-ci sont tenues à des obligations de confidentialité. Chaque Organisation est responsable des identifiants de connexion et des appareils de ses Utilisateurs autorisés, de l'attribution appropriée des rôles et du retrait des membres du personnel qui partent.

Aucune mesure de sécurité ne peut offrir une protection absolue. Si une atteinte à nos mesures de sécurité visant des Données des clients présente un risque réel de préjudice grave, nous aviserons l'Organisation concernée sans retard indu, lui fournirons les renseignements dont elle a raisonnablement besoin pour s'acquitter de ses propres obligations de notification et collaborerons avec elle. Lorsque l'atteinte concerne des renseignements dont nous sommes directement responsables, nous aviserons les personnes concernées et le commissaire à la protection de la vie privée du Canada, comme l'exige la loi.

Conservation et suppression

• Tant que l'abonnement est actif, les Données des clients et les renseignements de l'espace de travail sont conservés afin que l'Organisation puisse continuer à servir ses Clients.
• Lorsqu'une Organisation retire un Client, les données de l'espace de travail du Client sont supprimées définitivement 90 jours après le retrait. Un Client qui détient son propre compte Optiml™ conserve ce compte et les plans qu'il contient.
• Lorsque l'abonnement d'une Organisation prend fin et n'est pas renouvelé, l'ensemble de l'espace de travail, y compris les données de chaque Client, les profils des Utilisateurs autorisés et les renseignements sur l'Organisation, est supprimé définitivement 90 jours après la date de fin. Nous le rappelons au propriétaire de l'Organisation avant que cela se produise. Un réabonnement dans ces 90 jours annule la suppression.
• Lorsqu'un Utilisateur autorisé quitte une Organisation, son profil est retiré de cet espace de travail. Son identifiant de connexion n'est conservé que s'il détient son propre abonnement Optiml™ personnel.
• Les registres que nous sommes tenus de conserver, comme les factures, les registres de paiement et les registres d'acceptation de nos conditions, sont conservés aussi longtemps que l'exige la loi applicable (généralement sept ans pour les registres financiers) et sont gardés séparément des données de l'espace de travail.

La suppression retire les renseignements de nos systèmes et de ceux de nos fournisseurs de services, à l'exception des copies de sauvegarde qui expirent selon leur propre calendrier et des registres obligatoires décrits ci-dessus. Après la suppression, nous pouvons conserver des renseignements dépersonnalisés et agrégés, de sorte qu'ils ne se rapportent plus à une personne ou à une Organisation identifiable, à des fins de recherche, de modélisation et d'amélioration du produit.

Accès aux renseignements personnels, correction et suppression

Les Utilisateurs autorisés peuvent consulter et mettre à jour leur propre profil, et les administrateurs de l'Organisation peuvent mettre à jour les renseignements sur l'Organisation à partir de l'espace de travail, en tout temps. Un Utilisateur autorisé peut également nous demander d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à son sujet, de les corriger ou de les supprimer en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous répondrons dans le délai permis par la loi applicable; nous pourrions devoir d'abord vérifier votre identité et, si nous ne pouvons donner suite à une demande, par exemple parce que nous devons conserver un registre, nous vous en expliquerons la raison.

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d'un préavis raisonnable. Comme l'Espace de travail des conseillers ne peut fonctionner sans les renseignements de compte d'un Utilisateur autorisé, le retrait du consentement pourrait faire en sorte que nous ne puissions plus vous y donner accès.

Un Client qui souhaite accéder à des renseignements conservés dans l'espace de travail d'une Organisation, les corriger ou les supprimer devrait communiquer avec cette Organisation, qui contrôle ces renseignements. Si un Client communique directement avec nous au sujet de tels renseignements, nous transmettrons la demande à l'Organisation et l'aiderons à y répondre. Les demandes concernant le propre compte Optiml™ d'un Client sont traitées conformément à notre Politique de confidentialité destinée aux consommateurs.

Plaintes

Si vous croyez que nous n'avons pas traité des renseignements personnels conformément à la présente politique, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous examinerons rapidement chaque plainte, vous informerons du résultat et, lorsqu'une plainte est fondée, prendrons les mesures appropriées pour la régler, y compris en modifiant nos pratiques au besoin.

Communications

Nous envoyons des messages de service nécessaires au fonctionnement de l'espace de travail, comme des invitations, des avis de sécurité, des avis de facturation, des rappels avant une suppression prévue et des avis de modification de nos conditions ou de nos politiques; il n'est pas possible de refuser ces messages tant que le compte existe. Nous pouvons également envoyer des nouvelles sur le produit et des conseils au sujet du Service. Vous pouvez refuser ces messages en tout temps au moyen du lien de désabonnement qu'ils contiennent ou en communiquant avec nous.

Témoins (cookies) et outils d'analyse

L'espace de travail utilise des témoins et des technologies similaires qui sont nécessaires pour maintenir votre connexion et sécuriser votre session. Notre site Web et notre application utilisent également des outils d'analyse et de surveillance des erreurs pour comprendre comment le Service est utilisé et pour repérer et corriger les problèmes. Ces outils reçoivent des renseignements techniques comme les pages consultées, le type de navigateur et l'emplacement approximatif; ils ne reçoivent pas de Données des clients. Notre Politique de confidentialité destinée aux consommateurs décrit plus en détail les outils d'analyse utilisés sur notre site Web.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité pour les conseillers à l'occasion. La version en vigueur est toujours publiée à www.optiml.ca, et la date indiquée en haut de la page correspond à sa dernière modification. Si une Organisation n'accepte pas une modification, elle peut mettre fin à son abonnement. L'utilisation continue de l'Espace de travail des conseillers après l'entrée en vigueur d'une modification constitue une acceptation de la politique mise à jour.

Communiquer avec Optiml™

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou au sujet des renseignements personnels détenus dans le cadre de l'Espace de travail des conseillers, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à privacy@optiml.ca ou lui écrire à l'adresse suivante :